Persediaan Barang Dagang: Cara dan Tips Mengelola Barang Dagang

Hayo, kamu yang klik artikel ini pasti lagi pusing ngatur barang dagang yang menumpuk ya? Atau baru buka usaha dan ingin tahu tips mengelola persediaan barang dagang? Nah, berarti kamu datang ke artikel yang tepat!

Mengelola persediaan barang dagang memang menjadi pekerjaan rumah tersendiri bagi sebagian pemilik perusahaan, baik perusahaan skala besar seperti ritel maupun perusahaan skala kecil seperti warung sembako. Persediaan barang dagang yang tidak tertata dan terarsip dengan baik juga akan berimbas ke pengeluaran untuk membeli barang dagang.

Oleh karena itu, artikel ini akan membahas pengelolaan persediaan barang dagang mulai dari pengertian, manfaat, strategi, kartu stok barang, hingga tips-tips jitu agar perusahaan dagangmu bisa sukses mengelola aset berharga. Tanpa panjang lebar lagi, yuk, kita pelajari bersama.

Pengertian Persediaan Barang Dagang

Persediaan barang dagang merupakan aset barang yang dibeli oleh penjual untuk dijual kembali kepada pembeli. Pada perusahaan dagang, barang dagang yang diperjualbelikan tidak mengalami perubahan bentuk. Perusahaan dagang hanya menjual kembali barang dagang yang dibeli dari pemasok. Untuk itu, barang dagang yang dibeli harus disimpan di tempat khusus dan dikelola dengan hati-hati. Itulah mengapa perusahaan dagang perlu mengelola persediaan barang dagang dengan cara yang tepat. Contoh perusahaan dagang yang memiliki persediaan barang dagang yaitu ritel, usaha pakaian, pasar swalayan, warung sembako, hingga toko sepeda.

Manfaat Mengelola Persediaan Barang Dagang

Pada perusahaan dagang, persediaan barang dagang adalah aset aktiva atau keuntungan lancar yang mudah dicairkan dalam bentuk uang tunai. Setiap penjualan barang dagang mendatangkan pendapatan secara langsung. Oleh karena itu, pengusaha harus teliti saat mengelola persediaan barang dagang. Lalu, apa aja, sih, manfaat lain mengelola persediaan barang dagang? Simak bersama, ya.

1. Menghemat Biaya

Saat mengelola barang dagang, perusahaan dagangmu bisa mengeluarkan berbagai biaya. Biaya tersebut meliputi; biaya pembelian barang dari pemasok, biaya pengiriman barang ke pembeli, dan biaya asuransi barang.. Biaya ini akan disesuaikan dengan perencanaan keuangan di awal dengan perkiraan kondisi normal.

Namun, biaya lain akan muncul apabila terdapat barang dagang yang hilang atau rusak. Kelalaian ini terjadi karena pengelolaan tidak dilakukan secara tepat sehingga bisa menimbulkan kerugian. Oleh karena itu, setiap perusahaan dagang harus memiliki sistem pengelolaan persediaan barang yang tertata.

2. Memiliki Persediaan Barang Sesuai Kebutuhan

elain menghemat biaya, manfaat mengelola persediaan barang dagang juga berpengaruh pada jumlah barang dagang yang tersimpan. Nggak mau, kan jumlah barang dagang terlalu banyak atau justru terlalu sedikit?

Memiliki persediaan barang sesuai kebutuhan juga akan memudahkan perusahaan dagangmu ketika mengatur pemesanan barang dari pemasok dan perkiraan jumlah yang terjual. Kamu pasti tahu, dong, mana barang-barang dagang yang memiliki permintaan tinggi setiap hari atau di waktu-waktu tertentu saja. Jadi, pengelolaan itu penting, supaya persediaan barang dagang tidak mubazir.

3. Mencegah Kehilangan Barang Dagang

Baik perusahaan skala besar maupun kecil, kehilangan barang dagang merupakan sesuatu yang paling dihindari. Kecuali kalau kehilangan barang dagang karena sudah dibeli, ya, hehe. Hal ini disebabkan karena kehilangan barang bisa berakibat pada kerugian secara materiil atau bisa membuat pemilik perusahaan dagang suudzon ke karyawannya. Eh, ya, kan?
Nah, supaya jumlah setiap barang dagang tercatat dengan benar, maka perlu pengelolaan persediaan barang dagang yang benar pula. Apabila ada barang dagang yang hilang, bisa dilacak pada catatan persediaan barang dagang atau kartu persediaan barang dagang yang dibuat. Jadi, baik pemilik maupun karyawan bisa sama-sama mengecek barang yang hilang tersebut sesuai data yang tercatat.

Strategi Pengelolaan Persediaan Barang Dagang

Membahas pengelolaan persediaan barang dagang erat kaitannya dengan bagaimana cara efektif yang bisa diterapkan. Di bawah ini, terdapat tiga strategi pengelolaan persediaan barang dagang untuk mengatur penjualan maupun pembelian barang dagang.

1. Batch Stock (Lot Size Inventory)

Strategi pertama untuk mengelola persediaan barang dagang yaitu dengan cara batch stock atau Lot Size Inventory di mana sebuah perusahaan dagang menyimpan persediaan barang dagang dengan jumlah lebih banyak dari perencanaan awal. Strategi ini biasa digunakan ketika perusahaan dagang mendapat potongan harga atau potongan ongkos kirim barang dagang dari pemasok. Bukan cuma pembeli yang suka diskon, penjual juga lho!

Jika dihitung, perusahaan dagangmu masih bisa berhemat, kok, dengan strategi ini. Karena dengan membeli barang dagang dengan potongan harga justru bisa menambah jumlah persediaan barang dagang.

2. Stok Fluktuasi (Fluctuation Stock)

Strategi Stok Fluktuasi (Fluctuation Stock) adalah strategi persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijadikan cadangan simpanan. Simpanan persediaan barang dagang tersebut ditujukan untuk menghadapi permintaan dari pembeli atau kondisi yang tidak bisa diprediksi. Ingat, “tidak bisa diprediksi” adalah kuncinya.

Contohnya, nih, toko kelontongmu membeli lebih banyak stok beras sebagai cadangan persediaan. Beberapa kilo tidak dijual lalu disimpan, sebagian lagi dijual sesuai jumlah yang telah direncanakan. Mengapa demikian? Karena harga beras sering mengalami fluktuasi. Pembeli akan berbondong-bondong membeli beras ketika harganya sedang naik. Apabila tidak ada persiapan cadangan beras yang disimpan, maka pembeli bisa saja tidak dapat membelinya di toko kelontongmu. Kamu bisa kehilangan penghasilan di saat kondisi sedang sangat baik.

3. Stok Antisipasi (Anticipation Stock)

Masih ingat, kan, dengan strategi stok fluktuasi di atas kata “tidak bisa diprediksi” adalah kuncinya? Nah, hal itu karena dalam strategi stok antisipasi, perusahaan dagang akan membeli lalu menyimpan persediaan barang dagang karena kondisi yang bisa diprediksi. Prediksinya bisa diketahui karena terjadi setiap tahun atau berulang di periode tertentu. Misalkan saja saat menjelang Bulan Ramadhan, maka toko pakaian akan membeli dan menyimpan banyak persediaan sarung dan peci karena sudah bisa diprediksi permintaan tersebut akan naik.

4. Konsinyasi

Konsinyasi bisa diartikan sebagai titipan, oleh sebab itu strategi konsinyasi adalah barang dagang yang ditempatkan dan dititipkan kepada pihak lain untuk dijual. Contohnya agen, cabang, atau mitra. Strategi konsinyasi bertujuan agar barang dagang yang dijual di tempat lain dapat meraih keuntungan lebih. Tempat-tempat ini juga dipilih karena dirasa memiliki permintaan tinggi di luar daerah operasi perusahaan dagangmu.Tempat yang dititipi barang dagangmu biasanya akan mendapat komisi sesuai jumlah barang dagang yang terjual.

Transaksi Yang Mempengaruhi Persediaan Barang Dagang

Setiap transaksi yang berkaitan dengan persediaan barang dagang perlu didata dan dicatat dalam laporan keuangan, karena setiap arus masuk dan keluar persediaan barang dagang akan menambah atau mengurangi pendapatan. Berikut ini terdapat transaksi pada perusahaan dagang yang mempengaruhi jumlah persediaan barang dagang

Pembelian dan Penjualan Barang Dagang

1. Pembelian Barang Dagang

Pembelian barang dagang merupakan transaksi pembelian barang dagang dari pemasok. Pembelian barang dagang akan menambah persediaan barang dagang yang selanjutnya akan disimpan.

2. Penjualan Barang Dagang

Penjualan barang dagang merupakan transaksi penjualan barang dagang ke pembeli. Setiap barang yang dijual akan mengurangi persediaan barang dagang dan jumlah keseluruhan barang dagang.

Jangan lupa, ya, baik pembelian dan penjualan barang dagang harus disertai bukti berupa nota pembelian dan penjualan barang dagang.

Potongan Pembelian dan Penjualan Barang Dagang

1. Potongan Pembelian Barang Dagang

Potongan pembelian barang dagang merupakan potongan harga yang diberikan pemasok kepada perusahaan dagangmu. Bahasa kerennya itu diskon! Potongan pembelian bisa diberikan karena sedang ada promo pada periode khusus atau karena perusahaan dagangmu membeli persediaan barang dagang dalam jumlah banyak.

2. Potongan Penjualan Barang Dagang

Sedangkan potongan penjualan merupakan diskon yang kamu berikan kepada pembeli. Sama seperti kasus potongan pembelian, potongan penjualan diberikan karena pembeli melakukan pembelian barang dagang dalam jumlah banyak atau kamu lagi ulang tahun, eh, maksudnya sale!

Jumlah potongan pembelian dan penjualan harus kamu cantumkan juga ya di nota pembelian atau penjualan. Supaya kamu bisa tahu, barang dagang mana saja yang mendapat potongan pembelian atau penjualan. Pengurangan harga ini penting bagi pencatatan laporan keuangan yang berpengaruh pada perhitungan pendapatan perusahaan dagangmu.

Biaya Angkut Pembelian dan Penjualan Barang Dagang

1. Biaya Angkut Pembelian

Biaya angkut pembelian merupakan biaya pengiriman barang dagang yang dibeli dari pemasok. Biaya angkut pembelian juga meliputi biaya asuransi dan bongkar muat barang dagang, bila perusahaan dagangmu memesan dalam jumlah yang sangat banyak dan disimpan di gudang. Jika perusahaan dagangmu hanya memiliki tempat penyimpanan biasa dengan pemesanan tidak terlalu banyak, maka tidak ada biaya bongkar muat barang.

Ada dua istilah yang berkaitan dengan biaya angkut pengiriman barang dagang:

Free on Board Shipping Point

Free on Board Shipping Point (FOB) mengacu pada status kepemilikan barang dagang yang dibeli. Barang dagang akan langsung menjadi milik pembeli jika barang dagang telah keluar dari tempat atau gudang penjual. Hal ini mengakibatkan biaya pengiriman ditanggung pembeli.

2. Biaya Angkut Penjualan

Biaya angkut penjualan adalah biaya yang dikeluarkan penjual untuk mengirim barang dagang kepada pembeli. Jaman sekarang lebih dikenal sebagai ongkir a.k.a ongkos kirim. Biaya angkut penjualan saat ini terbagi dalam beberapa metode, ditanggung pembeli atau penjual yang biasanya sudah termasuk pada harga pembelian barang dagang.

Retur Penjualan dan Pembelian

1. Retur Penjualan

Retur penjualan adalah pengembalian barang dagang yang dilakukan oleh pembeli ke penjual. Retur penjualan terjadi apabila barang dagang yang dibeli mengalami kerusakan. Penjual bisa mengembalikan barang tersebut dengan uang tunai atau barang baru.

2. Retur Pembelian

Sedangkan retur pembelian merupakan pengembalian barang dagang yang dilakukan penjual ke pemasok. Biasanya retur pembelian terjadi karena barang dagang yang dipesan tidak sesuai permintaan yang dipesan. Pengembalian barang dagang pada retur penjualan dapat langsung diberikan pemasok ke penjual saat itu juga. Biasanya hal ini terjadi ketika penjual melakukan proses pembelian barang dagang dengan tunai atau langsung. Tapi ketika penjual membeli barang dagang secara kredit, maka pergantian barang dagang yang tidak sesuai tersebut dikembalikan saat pelunasan selesai.

Nah, pada retur pembelian dan penjualan ada nota khusus yang dijadikan bukti adanya retur penjualan maupun pembelian. Mau tau? Yuk, klik artikel ini ya. Kamu juga bisa mempelajari lebih jauh tentang retur penjualan dan pembelian serta pencatatannya pada laporan keuangan.

Gambaran pengaruh transaksi terhadap persediaan barang dagang

Jurnal Penyesuaian Persediaan Barang Dagang

Setiap aktivitas yang berkaitan dengan persediaan barang dagang di atas nantinya akan dicatat dalam laporan keuangan. Pada laporan keuangan, aktivitas tersebut dicatat sebagai akun. Potongan penjualan menjadi akun potongan penjualan, sedangkan retur pembelian akan dicatat menjadi akun retur pembelian.
Pencatatan persediaan barang dagang dicatat dengan berbagai metode dan sistem yang menyesuaikan sifat persediaan barang dagang. Nah, untuk kamu yang ingin tahu apa saja metodenya dan bagaimana cara mencatat persediaan barang dagang dalam laporan keuangan, bisa klik artikel ini ya!

Kartu Stok Barang

Dalam pengelolaan persediaan barang dagang, terdapat satu alat kunci, lho yang berperan sebagai bukti tertulis jumlah masuk dan keluar persediaan barang dagang. Alat tersebut adalah kartu stok barang.

Kartu stok barang atau bin card merupakan bukti tertulis yang menunjukkan jumlah persediaan barang dagang pada periode tertentu. Setiap perusahaan dagang, baik skala besar maupun kecil perlu menyediakan kartu stok barang. Pencatatan pada kartu stok efektif untuk memberi kamu informasi tentang keadaan sebenarnya barang dagangan, mulai dari jumlah barang dagang yang disimpan di tempat penyimpanan dan arus masuk keluar barang dagang.

Komponen kartu stok barang yang harus dicantumkan:

Tanggal, bulan, tahun pencatatan persediaan barang dagang
Kode inventaris atau barang dagang
Nama kategori barang dagang
Satuan barang dagang
Stok awal
In dan out yang menyatakan jumlah barang yang masuk atau keluar pada waktu pencatatan
Stok Akhir
Level minimum dan maksimum

“Apa yang dimaksud level minimum dan maksimum?”

Level minimum menunjukkan batas minimum jumlah persediaan barang dagang yang ada di tempat penyimpanan perusahaan dagangmu. Sedangkan level maksimum adalah batas maksimum jumlah persediaan barang yang bisa ditampung di tempat penyimpanan barang.

Selain sebagai bukti tertulis jumlah persediaan barang yang masuk dan keluar, kartu stok barang juga berguna untuk melakukan pengecekan apabila terdapat barang dagang yang hilang atau jumlahnya tidak sesuai dengan nota transaksi.

“Wah bermanfaat banget, ya kartu stok barang! Terus gimana cara mencatatnya? Seperti apa, sih bentuk kartu stok barang?”

Tenang, berikut ini akan ditampilkan contoh kartu stok barang dan cara mencatatnya. Simak baik-baik, ya.

Cara mencatat kartu stok barang:

Buatlah stok persediaan kartu stok barang yang bisa digunakan setiap hari. Ingat, ya. Pencatatan kartu stok barang harus dilakukan setiap hari karena transaksi penjualan dan pembelian barang dagang dilakukan setiap hari. Kecuali perusahaan dagangmu lagi libur, ya, hehe.

Catatlah tanggal pencatatan persediaan barang dagang pada kolom “Tanggal”

Sebelum adanya transaksi pembelian dan penjualan barang dagang, pastikan kamu mencatat stok persediaan awal barang dagang di kolom “Awal”, ya

Mulailah mencatat setiap ada barang yang masuk dan keluar. Barang yang dibeli dari pemasok dicatat pada kolom “In”, sedangkan barang keluar akibat transaksi penjualan dicatat di kolom “Out”

Dari stok persediaan awal dan adanya arus barang masuk-keluar, hitunglah jumlahnya dan catat pada stok persediaan akhir di kolom “Out”

Setelah itu kamu bisa mengisi jumlah minimum dan maksimum barang dagang yang bisa disimpan di tempat penyimpanan pada kolom “Minimum” untuk batas paling sedikit dan kolom “Maksimum” untuk batas paling banyak

Ulangilah proses pencatatan tersebut setiap hari, ya.

Tips Mengelola Persediaan Barang Dagang

Teori tentang strategi pengelolaan persediaan barang udah, cara mencatat persediaan barang dagang pada kartu stok barang juga udah. Nah, sekarang giliran sharing tips-tips, nih gimana mengelola persediaan barang dagang biar bisa berjalan efektif, efisien, nggak bikin barang terbuang sia-sia, nggak bikin rugi, dan pastinya bisa meningkatkan ilmu manajemen kamu buat mengatur persediaan barang dagang. Yuk, kita intip bersama.

Agar persediaan barang dagang tidak kurang atau berlebihan, perusahaan dagangmu harus-wajib-kudu melakukan perencanaan persediaan. Perencanaan ini tidak saja pada kondisi normal, namun kondisi-kondisi yang akan datang juga harus diproyeksikan secara matang.

Tim yang mengurusi bagian persediaan barang dagang atau tim gudang harus memahami sistem pencatatan persediaan barang dagang. Tim harus jeli melihat persediaan barang dagang yang memasuki masa kadaluarsa, rusak, atau tinggal sedikit stoknya. Jangan sampai kelebihan persediaan barang dagang yang bisa membuat tempat penyimpanan overload dan kekurangan persediaan barang dagang yang menghambat penjualan.

Perusahaan dagangmu harus membuat SOP atau Standard Operational Procedure dalam pengelolaan persediaan barang dagang. SOP akan membuat seluruh karyawan di perusahaan dagangmu memiliki aturan cara kerja dan sistem pengelolaan.

Pendapatan yang diperoleh dari arus masuk dan keluar barang dagang harus dicatat secara rinci. Hal ini juga berlaku pada biaya yang dikeluarkan saat pengadaan persediaan barang dagang. Dengan demikian, perusahaan dagangmu akan memiliki laporan keuangan yang sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Last but not least, bangunlah hubungan baik dengan pemasok. Salah satu hal penting yang bisa didapat dari membina hubungan baik dengan pemasok adalah apabila terjadi peningkatan penjualan di luar waktu pemesanan. Kamu bisa langsung menghubungi pemasok untuk mengirim barang dagang. Dari hal itu, barang dagang dapat terpenuhi dan pemasok pun mendapat keuntungan.

Setelah mengetahui ilmu tentang pengelolaan persediaan barang dagang, rasanya jadi nggak pusing lagi, kan menangani barang dagangan yang menumpuk? Nah, pada intinya setiap perusahaan dagang harus memiliki pengelolaan persediaan barang dagang yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Jangan sampai kita rugi hanya karena salah mengatur persediaan barang dagang. Semoga artikel ini membantu, ya.

Profil penulis:
Dyah Ayu Agustina merupakan seorang penulis aktif yang menjadi kontributor untuk beberapa media nasional, seperti Geotimes, Menjadi Manusia, Konde.co, dan Marketing Plus. Tertarik pada isu sosial, perempuan, ekonomi, dan internasional.