Cara Membuat Nota Penjualan dengan Mudah dan Praktis

Dalam transaksi jual beli sehari-hari, penjual dan pembeli tidak bisa lepas dari nota penjualan (struk). Coba deh, cek dompet kamu. Pasti ada kan nota penjualan yang nyelip?

Meskipun bentuknya kecil, nota penjualan merupakan komponen penting bagi transaksi jual beli. Bagi penjual, nota adalah catatan pemasukan awal yang berguna ketika menyusun laporan keuangan selanjutnya. Sedangkan bagi pembeli, adanya nota penjualan berguna sebagai barang bukti transaksi. Ngaku aja, deh, buat kamu tim yang suka ngumpulin struk pembelian, jadi lebih sadar gak, tuh, kalau selama ini boros banget?

Secara definisi, nota penjualan merupakan dokumen tertulis yang digunakan sebagai catatan resmi di dalam transaksi perdagangan. Nota penjualan digunakan oleh semua lini perdagangan, baik perdagangan skala besar, menengah hingga kecil. Karena sifatnya yang esensial, nota penjualan harus dimiliki semua jenis usaha seperti supermarket, toko material, toko kelontong, warung kopi, hingga kios penjualan pulsa.

Selain sebagai bukti sah sebuah transaksi, berikut ini ada beberapa fungsi nota penjualan yang perlu kamu ketahui:

Bukti pencatatan penjualan sesuai kategori barang atau jasa yang dijual. Hal ini bisa memudahkan kamu untuk melakukan proses pengecekan dan menghitung sisa persediaan stok penjualan.
Lampiran laporan keuangan untuk periode tertentu.
Bentuk kepercayaan konsumen bagi pemilik usaha atas barang atau jasa yang dibeli.
Bukti yang bisa digunakan pembeli untuk menukar barang belanjaan yang tidak sesuai.

Dari fungsi-fungsi tersebut, dapat disimpulkan bahwa nota penjualan wajib dimiliki oleh penjual dan pembeli. Tidak hanya memiliki banyak fungsi, nota penjualan juga ada banyak macamnya, lho. Kamu bisa tahu lebih jelas melalui pembahasan di bawah ini.

Nggak cuma itu, artikel ini juga akan memberikan penjelasan bagaimana cara membuat nota penjualan yang bisa disesuaikan dengan jenis usahamu. Ada yang menggunakan cara manual, online dan software untuk kamu yang nggak suka ribet dengan tumpukan kertas dimana-mana. Penasaran, kan? Yuk, kita simak penjelasannya!

Jenis Nota Penjualan

Tahu nggak sih, kalau jenis nota penjualan nggak cuma seperti yang kalian terima dari supermarket aja? Jadi, menurut fungsinya, nota penjualan terbagi atas 3 jenis. Ada juga pembagian nota penjualan berdasarkan pos catatan keuangan suatu usaha. Harus jelas mana penjualan tunai (mempengaruhi kas dan pendapatan) dan mana penjualan kredit (mempengaruhi piutang dan pendapatan).

1. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi jual beli secara tunai. Jenis ini umum kita temukan dalam transaksi sehari-hari. Lembar pada nota kontan dibuat rangkap dua dengan warna kertas yang berbeda, nota asli untuk pembeli dan nota salinan untuk arsip penjual. Nota ini digunakan oleh penjual ketika membuat catatan pemasukan dalam laporan keuangan.

2. Nota Debit

Nota debit adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pembeli sebagai bukti pengembalian barang yang rusak, tidak cocok, atau salah kirim oleh penjual. Biasanya nota ini terdiri dari dua rangkap; nota asli dikirimkan pembeli kepada penjual bersama dengan barang yang dikembalikan, sedangkan salinan notanya akan disimpan oleh pembeli sebagai bukti transaksi.

3. Nota Kredit

Nota kredit merupakan bukti penerimaan transaksi untuk setiap penjualan secara kredit. Jika nota debit adalah bukti atas pengembalian barang yang tidak sesuai, maka nota kredit digunakan oleh penjual sebagai bukti dari barang pengembalian tersebut.

Cara Membuat Nota Penjualan Secara Manual

Membuat nota penjualan secara manual umum digunakan oleh mayoritas penjual, seperti di toko elektronik, warung sembako, sampai rumah makan. Hal itu dikarenakan oleh mudahnya proses pembuatan dan sarana pencatatannya. Pembuatan nota penjualan secara manual cukup dengan menggunakan kertas yang bisa kamu beli di toko buku terdekat atau alat pencetak struk.

Caranya mudah saja, kamu hanya perlu menuliskan nama barang atau jasa yang dijual ke dalam nota penjualan yang kamu miliki. Jangan lupa untuk selalu menyertakan komponen hari, tanggal, tahun dan stempel atau tanda tangan usaha kamu sebagai bukti pengesahan.

Jika kamu memiliki alat pencetak struk, kamu hanya perlu mengetikkan harga-harga barang yang dijual. Alat tersebut akan otomatis mencetak jumlah hitungan harga barang yang terjual beserta komponen lain yang sudah diprogram secara sistematis.

Membuat Nota Penjualan Menggunakan Microsoft Excel

Cara selanjutnya yang bisa kamu gunakan, yaitu dengan menggunakan software Microsoft Excel. Pembuatan nota penjualan dengan Microsoft Excel memudahkan kamu dalam menjumlahkan total transaksi penjualan barang. Kamu bisa membuatnya dengan langkah-langkah di bawah ini.

Cara membuat nota penjualan dengan Microsoft Excel:

Bukalah Microsoft Excel pada perangkat laptop atau komputer.
Kemudian sertakan identitas nama usaha, alamat, dan tanggal.
Jika kamu ingin menggunakan Microsoft Excel sebagai perangkat sehar-hari untuk mencatat nota penjualan, maka di kolom tanggal masukkan rumus =”Jakarta,”&TEXT(NOW();”ddmmmmyyyy”) agar tanggal dapat diperbarui otomatis setiap hari. Nama tempat bisa disesuaikan dengan tempat tinggal kamu, ya

Buatlah kolom yang berisikan no, nama barang, harga, jumlah barang, dan subtotal, dan total.
Isikan data sesuai transaksi penjualan barang.
Langkah berikutnya, masukkan rumus perkalian pada kolom subtotal.

Tuliskan rumus di sebelah kolom total untuk menjumlahkan semua hasil di subtotal, drag semua kolom subtotal, lalu tekan “enter” untuk mendapatkan hasilnya.

Setelah mendapatkan hasil akhirnya, kamu bisa menyimpan file nota penjualan tersebut dan bisa kamu ulangi setiap hari.

Membuat Nota Penjualan Menggunakan Website Invoice Generator

Jika dengan menggunakan software Microsoft Excel kamu perlu memasukkan beberapa rumus hitungan, maka dengan menggunakan website Invoice Generator kamu tidak memerlukannya lagi, lho!
Situs Invoice Generator merupakan salah satu situs pembuatan nota penjualan yang dapat dilakukan secara online dan gratis. Berbeda dengan situs lainnya, Invoice Generator memiliki tampilan paling sederhana dan mudah digunakan.

Cara membuat nota penjualan dengan website Invoice Generator:

Bukalah website Invoice Generator melalui link berikut https://invoice-generator.com

Ganti jenis mata uang yang tertera pada sisi kanan atas, ubah dari USD ke IDR.

Mulailah mengisi semua komponen yang ingin kamu masukkan pada nota penjualan.

Setelah mengisi semua komponen nota penjualan, kamu bisa klik pilihan “Send Invoice” pada sisi kanan atas halaman.

Langkah selanjutnya, kamu bisa langsung mengisi alamat email pembeli, alamat email usaha kamu, dan metode pembayaran yang tersedia. Di dalam Invoice Generator, terdapat dua metode pembayaran bagi pembeli ke penjual, yaitu Paypal dan Venmo.

Berikutnya kamu bisa mengunduh nota penjualan tersebut dengan bentuk PDF. Hal ini akan memudahkan kamu untuk menyimpan segala bentuk dokumen nota penjualan di perangkat yang kamu gunakan.

Setelah mengetahui penjelasan lengkap tentang jenis, fungsi, dan cara membuat nota penjualan, kamu pasti sudah bisa mempraktekannya, kan? Selalu ingat, ya, untuk mencatat dengan teliti setiap transaksi jual beli pada nota penjualan, karena jika kamu salah atau lalai memasukan salah satu komponen, maka keseluruhan penghitungan di laporan keuangan usahamu akan salah juga. Selamat mencoba!

Profil penulis:
Dyah Ayu Agustina merupakan seorang penulis aktif yang menjadi kontributor untuk beberapa media nasional, seperti Geotimes, Menjadi Manusia, Konde.co, dan Marketing Plus. Tertarik pada isu sosial, perempuan, ekonomi, dan internasional.